Оптимизация парка печатной техники
Как правило, организация имеет неполное представление о затратах на печать. А когда их начинают подсчитывать, часто оказывается, что некоторые затраты «растеклись» по статьям «Услуги», «Доставка», «Оборудование». А распределение этой категории расходов по проектам, департаментам (отделам), клиентам, направлениям обычно вообще не отслеживается. Также нельзя и однозначно сказать, что принтер и МФУ не используются в личных целях.
Оптимизация - это комплекс мер, направленных на снижение затрат при печати, повышение производительности и защиту данных.
Вопросы
- Сколько страниц каждый работник печатает в месяц?
- Сколько печатается дубликатов документов (утеря, низкое качество оригинала, халатность)?
- Сколько документов печатается случайно в цвете?
- Сколько времени теряется на простои принтера (ремонт, отсутствие расходных материалов, низкая производительность оборудования)?
- Конфиденциальные документы не попадают в чужие руки?
- Как это влияет на финансовый результат?
Статистика по крупным компаниям
- Затраты на печать контролируются с большим трудом.
- Расходы на печать недооцениваются в пределах 50%, иногда больше.
- 3% прибыли уходит на обеспечение печати (Gartner).
- 500-700 Euro уходит в год на печать только одного сотрудника (Gartner).
- На одного работника уходит 1584 страницы ежегодно (Envirowise).
- 17% отпечатанных материалов не используется.
|
На практике оптимизация сокращает затраты на печать до 30% (Gartner) |
Проблемы
- Изношенный парк техники (старше 5 лет)
- Большое количество разных моделей печатных устройств и разных производителей
- Огромная стоимость парка печатных устройств
- Большой процент выхода из строя оборудования
- Сложности в обслуживании печатных устройств
- Отсутствие единой точки ответственности
- Ежемесячно обрабатывается большое количество счетов
- Не видна реальная картина стоимости офисной печати
- Финансовый контроль невозможен, так как нет централизованного управления этими значительными затратами
- Составляющие процесса (устройства, услуги, расходные материалы) относятся к различным статьям и уровням бюджета и не имеют конкретного ответственного лица
- Необходимо поддерживать контакты с множеством поставщиков и подрядчиков разными контрактами, многочисленными счетами
- Необходимость капитальных вложений при желании модернизации
- Отсутствие контроля качества
Цели и задачи процесса оптимизации
- Снижение количества печатных устройств
- Унификация оборудования
- Контроль и учет издержек при печати
- Поставка расходных материалов «здесь и сейчас»
- Защита данных в течение всего процесса
- Гарантированная безопасность документов
- Увеличение времени безотказной работы печатных устройств
- Минимум простоев в результате поломок, планового обслуживания
- Редкая замена расходных материалов.
- Повышение производительности труда сотрудников
- Отсутствие первоначальных инвестиций
Этапы проекта оптимизации печатных устройств для средних и крупных предприятий
1. Обследование инфраструктуры (занимает 4-6 недель):
- Поэтажная инвентаризация
- Аудит техники – функциональность, изношенность, соответствие требованиям процесса
- Определение объемов печати (сбор данных в течение календарного месяца)
- Анализ финансовых данных – сбор данных о текущих затратах на поддержку офисной печатной инфраструктуры, включая эксплуатационные затраты и затраты на персонал, осуществляющий поддержку, закупку и хранение расходных материалов.
- Определение показателей текущего состояния:
- Отношения числа сотрудников к числу устройств
- Коэффициент использования оборудования
- Стоимость отпечатка
- Среднее число печатаемых страниц на одного сотрудника
2. Формирование стратегии (2-4 недели)
- Формирование картины будущего состояния:
- Рекомендации по формированию парка оборудования
- План использования высвободившегося оборудования
- Показатели будущего состояния
- Согласование целей и задач
- Расчет финансовой модели
3. Внедрение проекта (2 месяца – 2 года в зависимости от размеров предприятия)
На данном этапе достигается экономия 5-10% за счет снижения размеров парка техники, унификации, увеличение производительности и удовлетворенности пользователей при сохранении объемов печати.
- Инсталляция оборудования и программного обеспечения
- Обучение персонала
- Автоматизация пополнения расходных материалов и централизация сервиса
|
Комментарий к срокам проекта – по статистике, чем глобальней изменения в процессах предприятия (не имеет значения с каким направлением деятельности это связано), тем большее сопротивление вызывают внутри компании. Сценарий, рассчитанный на более длительный срок, позволяет сгладить такие моменты. |
Почему мы предлагаем печатные устройства EPSON для аренды:
- Экономичность
- Энергоэфективность-потребление электроэнергии в 10 раз меньше, чем у лазерных принтеров
 |
Оценить эффективность применения EPSON на предмет экономии электроэнергии и CO2 |
- Простота использования и надёжность
- Простота обслуживания и замены расходных материалов с большим ресурсом печати
- Экологичность-возможность использования вторичной бумаги
- Широкий ассортимент оборудования, позволяющий индивидуально подойти к процессу формирования парка техники.
- Совместимость с большинством программ управления печатью и в частности c SafeQ
 |
Оценить экономический эффект при внедрении дополнительных программ по контролю печати |
|
Закажите услугу аудита, а мы поможем найти источники снижения расходов на печать в вашем офисе. Высвободившиеся финансы вы можете направить на развитие компании! Проконсультируйтесь по услугам и их стоимости у нашего менеджера АБСОЛЮТНО БЕСПЛАТНО! |
