Säästa oma aega, meiega koostööd!

Office ' i töö optimeerimine

Оптимизация парка печатной техники

Как правило, организация имеет неполное представление о затратах на печать. А когда их начинают подсчитывать, часто оказывается, что некоторые затраты «растеклись» по статьям «Услуги», «Доставка», «Оборудование». А распределение этой категории расходов по проектам, департаментам (отделам), клиентам, направлениям обычно вообще не отслеживается. Также нельзя и однозначно сказать, что принтер и МФУ не используются в личных целях.

Оптимизация - это комплекс мер, направленных на снижение затрат при печати, повышение производительности и защиту данных.

Вопросы 

  • Сколько страниц каждый работник печатает в месяц?
  • Сколько печатается дубликатов документов (утеря, низкое качество оригинала, халатность)?
  • Сколько документов печатается случайно в цвете?
  • Сколько времени теряется на простои принтера (ремонт, отсутствие расходных материалов, низкая производительность оборудования)?
  • Конфиденциальные документы не попадают в чужие руки?
  • Как это влияет на финансовый результат?

Статистика по крупным компаниям

  • Затраты на печать контролируются с большим трудом.
  • Расходы на печать недооцениваются в пределах 50%, иногда больше.
  • 3% прибыли уходит на обеспечение печати (Gartner).
  • 500-700 Euro уходит в год на печать только одного сотрудника (Gartner).
  • На одного работника уходит 1584 страницы ежегодно (Envirowise). 
  • 17% отпечатанных материалов не используется.

На практике оптимизация сокращает затраты на печать

до 30% (Gartner

 

Проблемы

 

  • Изношенный парк техники (старше 5 лет)
  • Большое количество разных моделей печатных устройств и  разных производителей
  • Огромная стоимость парка печатных устройств
  • Большой процент выхода из строя оборудования
  • Сложности в обслуживании печатных устройств
  • Отсутствие единой точки ответственности
  • Ежемесячно обрабатывается большое количество счетов
  • Не видна реальная картина стоимости офисной печати
  • Финансовый контроль невозможен, так как нет централизованного управления этими значительными затратами
  • Составляющие процесса (устройства, услуги, расходные материалы) относятся к различным статьям и уровням бюджета и не имеют конкретного ответственного лица
  • Необходимо поддерживать контакты с множеством поставщиков и подрядчиков разными контрактами, многочисленными счетами
  • Необходимость капитальных вложений при желании модернизации
  • Отсутствие контроля качества

Цели и задачи процесса оптимизации

  • Снижение количества печатных устройств
  • Унификация оборудования
  • Контроль и учет издержек при печати
  • Поставка расходных материалов «здесь и сейчас»
  • Защита данных в течение всего процесса
  • Гарантированная безопасность документов
  • Увеличение времени безотказной работы печатных устройств
  • Минимум простоев в результате поломок, планового обслуживания
  • Редкая замена расходных материалов.
  • Повышение производительности труда сотрудников
  • Отсутствие первоначальных инвестиций

Этапы проекта оптимизации печатных устройств для средних и крупных предприятий

1. Обследование инфраструктуры (занимает 4-6 недель):

  • Поэтажная инвентаризация
  • Аудит техники – функциональность, изношенность, соответствие требованиям процесса
  • Определение объемов печати (сбор данных в течение календарного месяца)
  • Анализ финансовых данных – сбор данных о текущих затратах на поддержку офисной печатной инфраструктуры, включая эксплуатационные затраты и затраты на персонал, осуществляющий поддержку, закупку и хранение расходных материалов.
  • Определение показателей текущего состояния:
    • Отношения числа сотрудников к числу устройств
    • Коэффициент использования оборудования
    • Стоимость отпечатка
    • Среднее число печатаемых страниц на одного сотрудника

2. Формирование стратегии (2-4 недели)

  • Формирование картины будущего состояния:
    • Рекомендации по формированию парка оборудования
    • План использования высвободившегося оборудования
    • Показатели будущего состояния
  • Согласование целей и задач
  • Расчет финансовой модели

3. Внедрение проекта (2 месяца – 2 года в зависимости от размеров предприятия)

 На данном этапе достигается экономия 5-10% за счет снижения размеров парка техники, унификации, увеличение производительности и удовлетворенности пользователей при сохранении объемов печати.

  • Инсталляция оборудования и программного обеспечения
  • Обучение персонала
  • Автоматизация пополнения расходных материалов и централизация сервиса

Комментарий к срокам проекта – по статистике, чем глобальней изменения в процессах предприятия (не имеет значения с каким направлением деятельности это связано), тем большее сопротивление вызывают внутри компании. Сценарий, рассчитанный на более длительный срок, позволяет сгладить такие моменты.

 

Почему мы предлагаем печатные устройства EPSON для аренды​:

 

  • Экономичность

Cравнить эффективность применения принтеров EPSON  EcoTank-серии 
(для дома) по сравнению с другими производителями печатной техники 
Cравнить эффективность применения принтеров EPSON  WorkForce-серии 
(для офиса)  по сравнению с другими производителями печатной техники
.
  • Энергоэфективность-потребление электроэнергии в 10 раз меньше, чем у лазерных принтеров
Оценить эффективность применения EPSON на предмет экономии 
электроэнергии и CO2 
  • Простота использования и надёжность
  • Простота обслуживания и замены расходных материалов с большим ресурсом печати
  • Экологичность-возможность использования вторичной бумаги
  • Широкий ассортимент оборудования, позволяющий индивидуально подойти к процессу формирования парка техники.
  • Совместимость с большинством программ управления печатью и в частности c SafeQ
Оценить экономический эффект при внедрении дополнительных программ 
по контролю печати

 

Закажите услугу аудита, а мы поможем найти источники снижения расходов на печать в вашем офисе. Высвободившиеся финансы вы можете направить на развитие компании!

Проконсультируйтесь по услугам и их стоимости у нашего менеджера АБСОЛЮТНО БЕСПЛАТНО!